List Down Elak Masalah Teknikal Dalam Program Besar Kelab

'List down' Elak Masalah Teknikal

Dalam Program Besar 

(E.g GOF/COD/MAFinACT) 

 P/s: Gambar-gambar adalah bertujuan sebagai hiasan sahaja. Oleh itu, ianya tiada kaitan dengan ulasan penulis.

1) 'Committees' perlu melakukan 'full rehearsal' secara 'FULL'. Bukan sekadar memenuhi syarat sahaja tetapi merangkumi daripada A-Z. Apabila dikatakan sebagai 'full rehearsal', Program Coordinator(PC) harus memastikan perjalanan program/flow bermula dengan kedatangan para VIP, Ucapan Program Manager(PM), Rektor, dll (sekiranya ada). Dengan itu, kita dapat melihat keperluan-keperluan seperti peralatan/anggota etc yang harus ada sepanjang program berjalan. Lakukan secara berasingan dengan persembahan jika masa tidak mengizinkan PC untuk fokus kepada latihan dipadang dan flow kejadian di 'grand stand'. Dengan itu, kita dapat pastikan tiada sebarang perkara yang tertinggal seperti tiada usher, tiada dulang hadiah, tidak tahu dimana jalan yang sesuai untuk memberi 'token of appreciation' or etc. Protokol perlu dititikberatkan.  Jadi pastikan setiap biro siap sedia dengan persiapan masing-masing sebelum hari 'full rehearsal'. 'Full rehearsal bukan sahaja berkenaan 'participants/performers' tetapi juga merangkumi bahagian VIP/ grandstand stadium. Walkie talkie&PA system/pembesar suara@hailer juga harus ada jika perlu. 'Full rehearsal' boleh dianggap sebagai peluang pertama dan terakhir untuk memperbaiki kesilapan sebelum hari kejadian iaitu hari sebenar.

2) 'Emcee' perlu membaca skrip dengan baik dan tidak tertinggal satu pun flow kejadian yang telah dicatitkan semasa 'full rehearsal'. 'Emcee' juga perlu mengenali orang-orang/VIP di dalam skrip tersebut untuk mengelakkan salah faham dsb. 

3) Perlu ada 'back up plan' sekiranya cuaca berubah e.g hujan dan 'tentative program' membabitkan persembahan yang tidak boleh dalam keadaan cuaca hujan e.g persembahan Royal Blues daripada SUKSIS. Prep n Tech harus peka dan mencuba sedaya upaya untuk menempah 'Multi-purpose hall'(MPH) stadium sekiranya hujan turun pada malam hari jadi supaya program yang dirancang lama dapat juga diteruskan daripada terbatal. Untuk berkongsi pengalaman, MPH juga akan ditempah oleh 'committees' daripada kelab-kelab yang lain dan pihak pentadbiran stadium mengamalkan dasar 'first come, first serve' dan mereka ingin sebab mengapa perlukan sesuatu kemudahan di stadium.

4) Apabila ingin mendapatkan maklumat daripada seseorang yang baru kita kenal seperti staf CPD, pegawai, 'technician', wakil daripada sesuatu pihak tertentu dll, pastikan kita tahu nama dan pangkat orang tersebut, dapatkan nombor 'contact' mereka, jika berkenaan masa pastikan anda tanya pukul berapa? pagi/petang? dan apabila ingin menyampaikan maklumat kepada orang lain, pastikan anda menyampaikan nya dengan yakin, bukan seperti tidak pasti antara dua, kerana orang tidak yakin dengan kata-kata anda dan akan membuat sambil lewa dengan arahan anda itu. 

5) Jika kita ingin memberi tugas pastikan kita menyebut nama biro-biro/ nama orang-orang yang akan dipertanggungjawabkan untuk menjalankan tugas-tugas tersebut. Jangan hanya memberi tugas secara umum kerana masing-masing akan membuat endah tak endah dengan tugasan tersebut. Dalam kata lain petik saja nama orang tersebut dan dia dengan itu harus jalankan tugas tersebut dengan penuh tanggungjawab. 

6) 'Hand-bills' banyak membantu dalam menarik orang ramai untuk menyaksikan program kita. Jadi gunakan sebaik mungkin masa yang ada sebelum malam hari jadi untuk mempromosikan 'event' kita di kawasan-kawasan tumpuan orang ramai supaya mereka tahu. Selain itu, 'PA system' yang bagus dan kuat juga dapat menarik perhatian orang ramai sebagaimana MAFinACT '09 yang boleh didengari sehingga Mahallah Salahuddin Al-Ayyubi (SAA).

7) 'Ushers' untuk menjemput VIPs mestilah dibahagikan, 'usher' A jemput VIP A, 'usher' B jemput VIP B, jadi kerja-kerja mudah dilakukan tanpa terlepas mana-mana VIP yang hadir ke UIA yang masih tidak tahu jalan ke tempat persembahan dan juga datang tidak mengikut masa. Jika 'usher' A menjemput VIP A, B, C, kerja menjadi sukar. Dan pastikan 'usher' kenal VIP yang dijemput ke tempat program dilakukan. 'Usher' juga mesti mahir laluan semasa hari jadi kerana lalu lintas mungkin berubah. Jadi perlukan 'self-rehearsal' untuk menjemput VIP dan mengetahui jalan yang sepatutnya dilalui.

8) Bunga-bunga/ 'potted plant' perlu ditempah seawal mungkin daripada nursery di Helipad kerana convest/program di CAC pasti akan menggunakan pokok-pokok bunga yang kecil sebagai hiasan untuk program mereka. Jadi yang tinggal hanyalah pokok-pokok daun.

9) Apabila menjadi 'committees' pastikan kita ada 'masterplan' masing-masing, dan no telefon 'head' dan 'assistant' biro-biro yang lain kerana kita akan sentiasa memerlukan satu sama lain dalam masa-masa yang tertentu. Antara faedah lain mempunyai nombor telefon semua biro, kita boleh bertanyakan maklumat seperti keperluan barang-barang, tarikh mesyuarat,dll. 

10) Dalam melakukan program besar pastikan barang-barang yang kita beli ataupun kegunaan minyak kenderaan untuk perjalanan jarak jauh bagi kegunaan program mempunyai resit sebagai bukti pembelian bagi tujuan memudahkan urusan 'claim'. 

11) Apa-apa yang berkaitan surat/ form yang dihantar ke sesebuah pihak mestilah mempunyai salinan untuk simpanan sendiri dan untuk simpanan fail program tersebut di S-Dev sebagai rujukan. Contoh surat tempahan stadium, barang-barang IP/CPD, etc. Stadium perlu ditempah awal kerana convest kadang-kadang ingin menggunakan stadium sebagai tempat opening/ konsert/ nasyeed/ etc. 

12) Pastikan kita 'follow up' surat-surat yang telah difaks atau dihantar kepada sesebuah pihak samaada telah diterima atau belum. Jika belum, kita masih boleh bertindak menghantar sekali lagi. 

13) Jangan biarkan orang lain tahu budget program besar kita kerana akan ada pihak yang akan cuba mengambil kesempatan ke atas budget tersebut. Jika berurusan dengan orang tengah terutamanya, mereka pasti ingin tahu budget kita. Tanya kepada 'ex-committees' biro yang lepas dalam berurusan dengan 'supplier/provider' yang bagus dengan harga berpatutan. 

14) Jika menjadi orang-orang atasan dalam sesuatu program pastikan anda lebih tahu mengenai 'update' terbaru daripada setiap biro. Dan tugasan anda ialah mengingati/mengulang-ulang walaupun perkara sama telah disebut dalam mesyuarat sebelumnya kerana biro-biro selalunya 'tertidur' dan lupa melakukan tugasan mereka yang sepatutnya telah dilakukan mengikut 'masterplan' masing-masing. 

15) Apabila malam hari jadi, anda yang memegang walkie-talkie harus sentiasa peka dengan arahan. Jangan bawa alat komunikasi tersebut ke tempat lain selain tempat-tempat tugasan anda seperti membawanya pergi ke 'convest hill', etc. 

16) Pastikan kita tidak merosakkan/menghilangkan barang/tempat yang dipinjam/ditempah. Contoh, padang /trek stadium jangan ada sebarang kesan terbakar akibat mercun atau kebakaran yang disengajakan. Barang -barang lain seperti pasu bunga, 'PA system', dll juga harus dijaga kerana jika tidak, kita akan mencemarkan nama baik kelab dan untuk menempah barang/tempat bagi program yang akan datang pasti akan melalui proses yang rumit dan banyak pertanyaan.

17) Pastikan kita bersabar dalam melakukan tugasan yang diberi. Gunakan kata-kata yang tidak mempamerkan emosi marah sebaliknya gunakan kata-kata yang boleh diterima setiap 'committees' yang lain jika berlaku seseuatu konflik. Hubungan baik antara biro harus dijaga sepanjang anda bersama dalam menyempurnakan program tersebut dari awal sehingga akhirnya.

18) Selalunya 'subcom' akan sukar untuk menghadiri mesyuarat dengan memberi alasan tertentu. Cara yang paling mudah untuk mengaktifkan 'subcom' anda ialah memberikannya sesuatu tugas dan bertanyakan perkembangan tugasan yang diberi seberapa kerap. Seharusnya subcom  memberikan kerjasama dalam membantu 'head' dan 'assistant biro' masing-masing kerana anda adalah 'committees' yang akan diberikan sijil(jika diperuntukkan) atas khidmat anda. Jangan hanya menerima sijil yang tiada nilai kerana anda belum pernah menyumbang setitik peluh/usaha pun ke atas biro anda.

19) 'Assistant' seharusnya membantu 'head' biro masing-masing. Bukan hanya membiarkan 'head' 'memeningkan kepala dengan tugasan biro. 'Head' pula perlu membahagi-bahagikan tugas kepada 'assistant' dan 'subcom' masing-masing dan memantau orang-orang dibawahnya menjalankan tugas-tugas yang diberi disamping membantu seperti bersama-sama 'subcom' menjalankan tugas seperti menempah, membeli barang-barang, membuat surat, etc.

20) Apabila datang ke 'meeting', pastikan kita bawa dokumen-dokumen penting biro masing-masing seperti 'masterplan', surat-surat tempahan barang-barang, tentative program dsb terutamanya jika 'meeting' itu bersama pihak luar/'external' . Sekiranya mereka ingin bertanyakan sesuatu, sekurang-kurangnya kita ada rujukan dan boleh menjawab persoalan yang diberi.

21) 'Official photographer/videographer' adalah dibayar untuk tugas mereka semasa malam hari jadi. Jadi mereka akan menghasilkan hasil-hasil yang terbaik untuk kenangan peserta-peserta dan 'committees' program tersebut sekaligus bagi sejarah aktiviti kelab Nadi@watan. Special task mungkin perlu mempertimbangkan memberi tag pelepasan bagi mereka berada diatas padang merakamkan aksi persembahan dan menjaga perimeter padang daripada dimasuki oleh penonton dan orang luar yang tidak mempunyai tag tersebut tetapi ingin juga merakamkan aksi persembahan kerana dikhuatiri akan mengganggu tugas 'official photographer/videographer'. Mereka mungkin boleh dibenarkan menangkap gambar di luar perimeter padang. Ini kerana ia juga tidak mengganggu pemandangan VIPs dan penonton diatas 'grandstand'.